Dersom du søker jobb hos Konfliktrådet, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere din søknad. Ansettelsesprosessen innebærer behandling av de opplysningene du oppgir til oss gjennom dokumentene du sender oss, blant annet søknad, CV, vitnemål og attester. I tillegg til eventuelle intervju, kan Konfliktrådet også gjennomføre egne undersøkelser, typisk samtaler med jobbsøkerens referanser.

1. Behandlingsansvarlig

Konfliktrådet ved Sekretariatet for konfliktrådene er behandlingsansvarlig for vår behandling av dine personopplysninger når du søker jobb hos oss.

2. Hvilke personopplysninger behandler vi

Konfliktrådet benytter systemet DFØ-HR-rekruttering til å administrere innsendte søknader på våre ledige stillinger. For å søke jobb må du opprette en kandidatprofil, og da må du oppgi noen personopplysninger.

For å opprette en kandidatprofil på vår karriereside og ta i bruk rekrutteringsportalen må du oppgi et minimum av obligatorisk informasjon; navn, e-post og telefonnummer. I tillegg kan du legge inn følgende opplysninger:

• Telefonnummer
• Informasjon om utdanning og arbeidserfaring.
• Søknadstekst og CV
• Referanser og attester
• Vitnemål
• Kurs
• Nasjonalitet
• Språkferdigheter
• Verv
• Sertifikater/lisenser
• Informasjon om geografisk mobilitet
• Statsborgerskap
• Kjønn
• Fødselsdato
• Hvorvidt du har avtjent verneplikt

Hvilke opplysninger som innsamles vil variere ut fra hva slags stilling du søker på, men cv, søknad, statsborgerskap, kjønn, fødselsdato, hvordan du fikk vite om stillingen og hvorvidt du har tillatelse til å jobbe i landet hvor stillingen er lokalisert må alltid fylles ut når man søker på en stilling.

Videre vil det i systemet lagres informasjon om hvilke jobber du har søkt og det kan lagres informasjon om:

• Hvilken type stillinger du er interessert i/ønsker jobbvarsel om
• Lagrede søknader
• Videre vil det behandles ytterligere personopplysninger for stillinger der vi etter en vurdering anser at det er relevant, f.eks. for lederstillinger. Det kan være bakgrunnssjekk, personlighetstest, besvarelse av tilpassede oppgaver o.l. Det vil da opplyses om det i stillingsutlysningen. Vi vil også kunne be om dokumentasjon på arbeidstillatelse, visum og/eller politiattest.
   

3. Formålet med behandling av personopplysninger

For behandlingene oppgitt under punkt 4.1, 4.2 og 4.3 er formålet med behandlingen av personopplysninger å finne frem til riktig kandidat til en stilling.

Formålet med lagring av opplysninger i kandidatprofil er å gi jobbsøkere anledning til å opprette kandidatprofil.

Formålet med at rekrutteringspersonell skal kunne søke opp din profil er at rekrutteringspersonell raskere skal kunne kontakte aktuelle kandidater for nye stillinger.

Formålet med e-post varsel om nye stillinger og informasjon om karrieremuligheter er å nå ut til kandidater som er interessert i å jobbe hos oss, hvilket kan bidra til bedre rekruttering.

4. Rettslig grunnlag

4.1 Det rettslige grunnlaget for å lagre personopplysninger oppgitt i kandidatprofil er at dette er nødvendig for å oppfylle avtalen med deg om bruk av DFØ-HR, jf. GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b.

4.2 For å vurdere innsendt søknad og dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Etter denne bestemmelsen kan vi behandle personopplysninger når det er nødvendig for å gjennomføre tiltak på jobbsøkers anmodning før en avtale inngås. Ved å søke på en stilling og laste opp dokumenter anser vi at du som jobbsøker ber oss vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervjuer og ringe referanser med sikte på å inngå en arbeidsavtale.

4.3 Dersom vi gjør egne undersøkelser ut over dette, for eksempel å kontakte noen som har utstedt en attest, men som ikke er oppgitt som referanse, er behandlingsgrunnlaget for slike undersøkelser GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f. Etter denne bestemmelsen kan vi behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigete interessen er i dette tilfellet å gjennomføre en prosess for å finne frem til rett kandidat til stillingen.

4.4 Du behøver ikke å oppgi særlige kategorier av personopplysninger i søknaden din eller på intervju. Du kan imidlertid velge å gjøre det. Dersom det blant kvalifiserte søkere til en stilling er noen som oppgir å ha nedsatt funksjonsevne, skal minst èn slik søker til intervju, jf. forskrift til lov om statsansatte mv. § 4. Vi anser at behandlingen av særlige kategorier av personopplysninger i slike tilfeller er nødvendig for at vi kan oppfylle arbeidsrettslige forpliktelser og rettigheter. Derfor er vårt behandlingsgrunnlag for disse opplysningene GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c jf. artikkel 9 nr. 2 bokstav b; nødvendig for å oppfylle forpliktelser på området arbeidsrett.

4.5 I andre tilfeller er rettslig grunnlag for behandling av dine personopplysninger at du har samtykket til dette jf. GDPR art. 6 (1) bokstav a. Det gjelder for følgende behandlinger:

• Videre lagring av opplysninger i kandidatprofil på karrieresiden utover den periode virksomheten behandler dine opplysninger når du søker på en jobb etter punkt 4.1-4.3
• Synliggjøring av din profil for rekrutteringspersonell i virksomheten der du søker på jobb (at man gjør profilen tilgjengelig/søkbar for rekrutteringspersonell i vår virksomhet utover når man har søkt på en spesifikk stilling)
• e-post-varsel om nye stillinger
• e-post med nyhetsbrev om karrieremuligheter

Du kan når som helst trekke tilbake et samtykke inne på din profil under fanen «Personvern».  Konsekvensen av å trekke samtykket til å motta informasjon på e-post, vil være at du ikke lenger mottar slik informasjon, og konsekvensen av å trekke samtykket til synliggjøring av profil for rekrutteringspersonell, vil være at profilen din ikke lengre vil være søkbar for disse. Dersom du velger å trekke samtykket/godkjenning av brukervilkårene for DFØ HR rekruttering, vil søknaden din trekkes fra rekrutteringsprosessen og data du har sendt inn til den aktuelle arbeidsgiver blir anonymisert/utilgjengelig/gjort ikke synlig.

Du kan også korrigere dine opplysninger i kandidatprofilen. Konsekvensen av å slette en profil vil være at du faller ut av en pågående rekrutteringsprosess, profilen slettes og du må opprette en ny profil for å eventuelt kunne søke på nye stillinger.

At du trekker ditt samtykke vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen av personopplysninger som skjedde før du trakk samtykket tilbake.

5. Lagring og sletting

Søknader lagres i DFØ HR etter at søknadsprosessen er avsluttet og slettes innen 365 dager. Søkerlister og innstillinger overføres til saks- og arkivsystemet vårt og bevares i tråd med arkivlovgivningen. For kandidaten som blir ansatt i en rekrutteringsprosess vil relevante opplysninger fra rekrutteringsprosessen overføres til kandidatens ansattprofil.

6. Mottakere og tilgang

Konfliktrådet benytter DFØ (direktoratet for forvaltning og økonomistyring) som underleverandører for det skybaserte systemet DFØ-HR og vi har inngått databehandleravtale med dem for å sikre at dine personopplysninger behandles i tråd med gjeldende personvernregelverk. Det overføres ikke personopplysninger til land utenfor EU/EØS- området (tredjeland).

Tilgangen til dine personopplysninger er begrenset til de som har tjenstlig behov for å behandle dem. Vi sørger også for at våre underleverandører forplikter seg til det samme. Ansatte i vår virksomhet og personell hos underleverandører er underlagt taushetsplikt om forhold de får kjennskap til gjennom sitt arbeid.

7. Hvor lenge lagrer vi personopplysninger?

Vi lagrer opplysninger om deg, kun så lenge det er nødvendig for å oppnå formålet de ble innhentet for. Der rettslig grunnlag er samtykke vil vi stoppe behandlingen dersom du trekker tilbake samtykket ditt. Dersom kandidatprofilen din har vært inaktiv i 2 år vil dine personopplysninger slettes fra systemet.

8. Hvem hentes personopplysningene inn fra?

Personopplysningene som registreres i systemet vil være samlet inn fra deg som er registrert, ved at du selv registrerer disse i rekrutteringsportalen.

9. Innstillinger personvern

Inne på din brukerprofil kan du redigere og slette deler av opplysninger du har oppgitt og dokumenter du har lastet opp. Du kan også endre på innstillingene under «personvern», f.eks. trekke tilbake samtykker eller du kan slette din profil fullstendig.

Dersom du ønsker å slette hele profilen og alle dataene, går du inn på Alternativer -> innstillinger -> Slett profil, da vil all persondata og profil slettes.[EM1] [MM2]  Har du sendt inn søknad i rekrutteringsprosesser som er aktive, vil din søknad trekkes fra disse.  Søknad vil imidlertid ikke trekkes og slettes dersom søknadsprosessen er avsluttet. Hvis man sletter sin profil etter at søknadsfristen er gått ut, vil du likevel stå på offentlig søkerliste og utvidet søkerliste.

10. Dine rettigheter

Du har en rekke rettigheter når vi behandler dine personopplysninger. Du kan utøve dine rettigheter ved å sende en e-post til post.personvern@konfliktraadet.no.

Du har krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen én måned.

Innsyn i egne opplysninger

Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg.
Les mer om retten til innsyn

Korrigering av personopplysninger

Du kan selv rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller misvisende inne på din kandidatprofil, eller du kan be oss om å rette opplysninger.
Les mer om retten til å rette eller supplere opplysninger

Sletting av personopplysninger

I gitte situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg selv.
Les mer om retten til sletting

Begrensning av behandling av personopplysninger

I noen situasjoner kan du også be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg.
Les mer om retten til begrensning

Protestere mot en behandling av personopplysninger

Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg.
Les mer om retten til å protestere

Dataportabilitet

Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg eller til annen behandlingsansvarlig.
Les mer om retten til dataportabilitet

11. Klage på vår behandling av personopplysninger

Vi håper du vil gi oss beskjed først, dersom du mener vi ikke overholder personvernregelverket. Da gir du beskjed til vår personvernombud, som jobber for å sikre at dine personopplysninger får det vern de skal ha etter gjeldende lovgivning.

Du kan også klage over vår behandling av personopplysninger. Dette gjør du til Datatilsynet.

12. Personvernombud

Har du spørsmål om personvern kan du kontakte vårt personvernombud på post.personvern@konfliktraadet.no. Personvernombudet har taushetsplikt dersom du ønsker å si fra om noe i fortrolighet.

13. Endringer

Hvis vi endrer på vår behandling eller det skjer endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre at vi må endre informasjonen du har fått her. Oppdatert informasjon vil alltid finnes lett tilgjengelig på denne nettsiden. For å se når den sist ble oppdatert, kan du sjekke publiseringsdato på nettsiden.